Snimanje sastanka nije samo tehničko pitanje — čim se glas neke osobe zabeleži i sačuva, radi se o ličnom podatku, i na njega se primenjuju ista pravila kao na svaki drugi lični podatak organizacije.
Pristanak učesnika
Učesnici treba unapred da znaju da se sastanak snima i u koju svrhu — dovoljno je kratko obaveštenje na početku ili u pozivnici, ne poseban formular za svaki sastanak. Ono što nije u redu jeste snimanje bez ičijeg znanja.
Ko ima pristup arhivi
Snimak i transkript treba da vidi uži krug ljudi kojima je to zaista potrebno, ne ceo tim po difoltu. Vredi unapred odrediti ko ima pristup arhivi sastanaka i koliko dugo se snimci čuvaju pre brisanja.
Gde se ovo najviše komplikuje
Sastanci na kojima se pominju treće strane — klijenti, kandidati na razgovoru za posao, pacijenti — zahtevaju dodatnu pažnju, jer se lični podaci osobe koja nije prisutna takođe pojavljuju u zapisniku. U tim slučajevima ima smisla ograničiti čuvanje na sažetak, ne na pun transkript. Ovo nije razlog da se odustane od snimanja sastanaka — samo razlog da se pravila postave unapred, pre prvog snimka, ne posle prvog spornog pitanja.